ŘÍZENÍ PROJEKTŮ
Další rozšíření analytického rozsahu LCS Helios IQ
Široký analytický rozsah systému LCS Helios IQ. je v poslední době jeho velkou konkurenční výhodou. Spektrum modulů dnes vedle ekonomické a obchodní agendy kompletně pokrývá řízení procesů ve výrobních firmách, zvládá problematiku dopravy a spedice, cla i zemědělství.
V nové verzi LCS Helios IQ, která je k dispozici od listopadu tohoto roku, se analytický rozsah systému rozšiřuje o novou oblast Řízení projektů, která slouží k podpoře řízení firemních úloh. Úlohu lze pojmenovat „Projektem", „Zakázkou", „Obchodním případem" či úkolem, v závislosti na zvyklostech v jednotlivých odvětvích.
Přínos nové oblasti je značný - jak pro stávající zákazníky, kteří chtějí mít dokonalý přehled o firemních úlohách, tak pro zákazníky nové, kteří se bez řízení projektů neobejdou a chtějí maximálně zefektivnit a zpřehlednit firemní procesy použitím jediného komplexního informačního systému. Vedle samotné funkcionality integrované v systému a napojené na další agendy, jako jsou například Fakturace či Účetnictví, mohou uživatelé využít nabídky návazných řešení off-line klienta a webového klienta. Ty slouží k pořizování již realizovaných úloh určenými řešiteli či k evidenci ostatních nákladů. Výhodou je přístup z libovolného místa nebo off-line pořízení s následnou synchronizací. U webového rozhraní je zajištěna automatická synchronizace dat do systému, v případě off-line klienta se synchronizace provádí v termínech návštěv výkonného pracovníka ve firmě.
Oblast Řízení projektů pokrývá tyto základní agendy:
Evidence úloh a jejich klientů
Kapacitní plánování zdrojů úlohy
Zařazení personálních zdrojů - uživatelů dle jejich pozic a práv Definice procesů - aktivit, které se evidují na úlohách
Pracovní výkazy uživatelů na úlohách - Time-sheet
Vynaložené finanční náklady na úlohách - Expense-sheet
Vyúčtování a fakturace klientům, sdílený kalendář událostí mezi řešiteli úloh
Z pohledu praxe lze tyto procesy rozdělit na několik fází. První je založení nového projektu - definice dílčích úloh, přiřazení řešitele, či řešitelů, definice okruhu aktivit atd. Následuje vyplňování pracovních výkazů z pohledu odpracovaného času (Time-sheet) či vynaložených nákladů (Expense-sheet). Další aktivitou je vyúčtování vykázaných prací a nákladů - vystavení faktur. Poslední činností je kontrola a uzavření projektu.
Použití oblasti Řízení projektů se liší dle jednotlivých odvětví, v následujících řádcích je uvedeno několik příkladů...
1.Firmy podnikající v oblasti služeb
Reklamní agentura - projekt = zákazník, návazný projekt = konkrétní zakázka (např. Komunikační koncept)
Účetní firma - projekt = zákazník, návazný projekt = konkrétní zakázka (např. Účetní závěrka)
IT firma - projekt = druh zakázky (např. Implementace modulu mzdy)
Servisní firmy - druh zakázky (např. garanční prohlídka po ujetí xx km)
2.Výrobní firma - která vyrábí spotřební zboží, nebo obchodní firma se spotřebním zbožím — projekt = uvedení nového výrobku na trh, které se skládá např. z těchto činností:
Marketingový průzkum
Zadání do laboratoře
Sestavení receptury, obalu, etikety atd.
Schválení (bezpečnostní listy, prohlášení o shodě aj.)
Ověřovací série, kalkulace nákladů a prodejní ceny
Zalistování do obchodních řetězců
Reklama a podpora prodeje
3. Výrobní firma vyrábějící na zakázku:
Projekt = zakázka, která se skládá z těchto činností:
tvorba a sledování technologie, sledování obchodních aktivit, výroba
Projekt = výroba prototypů sestávající se z:
výroby, zkoušení, měření
Mezi hlavní přínosy nové oblasti patří možnost detailního naplánování projektu, včetně jednotlivých úkolů s přehledem vytížení lidských zdrojů a ostatních nákladů. Projektový manažer, který tento projekt zakládá, má pak možnost sledování plnění projektu proti plánu, vytíženosti jednotlivých řešitelů pomocí kapacitního plánu a ganttových grafů a díky tomu má detailní přehled o stavu projektu, termínu dokončení a o ziskovosti celého projektu. Mezi další přínosy patří těsná vazba s fakturací a účetnictvím, která eliminuje duplicitní ruční zadávání, s tím způsobené více-náklady a možnost nárůstu chybovosti. Posledním přínosem je využití kopírování již existujících projektů k založení nových, čímž projektový manažer šetří čas a zpřesňuje plán na základě předchozích zkušeností. Podle dlouhodobých zkušeností je po určitém čase 80% činností ve firmě shodných.
Novou oblast Řízení projektů vyvinula společnost ASG Consulting, certifikovaný a vývojový partner společnosti LCS, která je garantem tohoto řešení.
„LCS Helios IQ s modulem řízení projektů je přípraven pokrýt nejen potřeby firem jako jsou reklamní agentury, advokátní kanceláře, auditorské firmy, ale především firmy, kde se projektové řízení stalo stylem řídící práce napříč všemi odvětvími," upřesňuje ing. Jaromír Kovář, project manager ASG Consulting. „Projektem může být stavba jaderné elektrárny stejně jako uvedení nového výrobku na trh spotřebního zboží."
Bližší informace a cenu získáte u obchodních manažerů systému LCS Helios IQ, či přímo v elektronické příručce systému LCS Helios IQ.
